Categoria: Sistema

E o melhor: essa facilidade vale para computador, tablet e celular!

Para baixar no seu computador ou tablet, acesse o VetBase pelo Google Chrome, preencha login e senha, clique no ícone circulado em verde na imagem e depois confirme.

Com o procedimento, o VetBase vai sair de dentro do navegador e vai ficar disponível como um aplicativo, fixado na barra de tarefas, na parte de baixo da tela. Para acessar, basta clicar sobre o ícone.

Seu navegador fica livre para outras atividades e não é necessário manter a aba ou janela aberta. 

Para baixar no celular, o procedimento pode variar um pouco de acordo com a marca do seu aparelho e com o navegador que você usa, mas vamos descrever os passos nos dois navegadores mais usados por quem usa iPhone ou Android: o Safari e o Google Chrome.

Caso você use Safari, basta acessar o VetBase normalmente e, após fazer o login, clicar no botão compartilhar (no centro da barra inferior do navegador, localizada abaixo do endereço do site).

Nas opções de compartilhamento, selecione “Adicionar à Tela de Início”, defina o nome e clique em “Adicionar”. O aplicativo estará no seu celular.

No Google Chrome, a barra de endereço do site fica na parte superior da tela. À direita, fica o ícone de compartilhamento. Basta clicar em compartilhar, em seguida em “Adicionar à Tela de Início”, definir o nome e clicar em “Adicionar”.

O procedimento é simples e você poderá acessar o sistema pelo ícone salvo como aplicativo no seu celular sempre que desejar.

É uma facilidade e tanto, né?

Na tela inicial do VetBase, clique em “Configurar”.

🐾 Vá até a aba “Recursos” e selecione a opção “Usar abertura e fechamento de caixa”, disponível para usuários do plano VetBase+. Clique em “Salvar”.

🐾 No munu do sistema, clique em “Venda”. Observe que a página de vendas agora exibirá o botão “Abrir Caixa”. Clique sobre ele.

🐾 Na nova janela, informe o valor do fundo de troco, que é o valor inicial do seu caixa, e clique em “Abrir Caixa” para salvar.

🐾 Faça os lançamentos de vendas e pagamentos normalmente.

🐾 Quando desejar fechar o caixa, basta clicar no botão “Fechar caixa” e o VetBase vai apresentar o valor do conteúdo atual do caixa.

Detalhes úteis:

Na semana passada, mostramos como abrir e fechar o caixa no VetBase. Vamos agora a alguns tópicos importantes sobre o recurso:

🐾 Ao marcar a opção “Fechar caixa”, além de exibir o valor do conteúdo atual do caixa, o sistema separa os valores por tipo (dinheiro, cheque, cartão…).

🐾 Depois de feita uma abertura ou fechamento de caixa, ainda é possível desfazer a ação. Basta clicar sobre o evento e desfazer a abertura ou o fechamento. O recurso é útil para casos em que o valor foi informado errado ou você esqueceu de lançar uma venda, por exemplo.

🐾 O conteúdo de um caixa já fechado só pode ser alterado pelo gerente ou pelo usuário principal da conta. Outros usuários não possuem permissão para esse tipo de modificação, somente para lançar novas vendas. 

Primeiro, abra a ficha do fornecedor. 

🐾 Você pode buscar em Menu > Cadastros > Produtos > Fornecedores ou digitar o nome no campo de pesquisa do sistema. 

🐾 Na ficha do fornecedor, clique em “Nova Compra”.

🐾 Informe os nomes dos produtos adquiridos de acordo com a nota de compra. 

🐾 Insira também as informações de pagamento. Informe o vencimento se o valor for acertado no futuro. Para compras à vista, informe apenas o valor do pagamento já realizado.

Ao salvar, perceba que a compra fica registrada na ficha do fornecedor e o histórico pode ser sempre acessado.

Detalhes úteis do registro:

• 

🐾 Ao registrar a compra de produtos e informar o número de unidades, o número do estoque de cada um dos produtos é atualizado automaticamente, com a adição das novas mercadorias. 

🐾 Além disso, a página “Financeiro” vai apresentar o pagamento efetuado, assim como as demais movimentações financeiras do período selecionado.

🐾 Para consultar, clique em Menu > Financeiro > Pagamentos.

Na tela inicial do sistema, acesse Cadastro > Vacinas.

🐾 Veja que os planos mais frequentes já estão cadastrados no VetBase. Você pode incluir novos e alterar os existentes.

🐾 Neste primeiro exemplo, vamos alterar o plano “Canino Filhote”. Clique sobre ele e, na nova janela, edite o que desejar – basta clicar sobre cada uma das vacinas já incluídas no plano.

🐾 Ao clicar, o sistema vai abrir uma nova janela de edição, como mostra a imagem do post.

🐾 Nela, informe o número de doses iniciais, quando aplicar a primeira dose (imediata, dias, semanas, meses ou anos), o intervalo entre as doses e o reforço periódico.

🐾 Clique em “Ok” para salvar as alterações.

Você também pode incluir novas vacinas ao plano, conforme sua prática clínica.

🐾 Para isso, clique na última linha do plano de vacinação, selecione a vacina que deseja agregar e complete todos os campos.

🐾 Clique em “Salvar”.

Veja como cadastrar um novo plano:

🐾 No menu do sistema, acesse Cadastro > Vacinas e clique no botão “Novo Plano de Vacinas”. 

🐾 Na nova janela, dê um nome ao plano que deseja criar.

🐾 Abaixo, comece a inserir as vacinas que farão parte dele. Lembre-se que as vacinas precisam estar cadastradas no sistema.

🐾 Ao selecionar uma vacina, na caixa ao lado aparecerá o texto “Clique para Definir”. Clique sobre ela.

🐾 Na nova janela, preencha todos os campos para estabelecer a periodicidade e a quantidade de aplicações: informe o número de doses iniciais, a idade para aplicação da primeira dose e o intervalo para reforço periódico. Clique em OK.

🐾 De volta à janela de criação do novo plano, insira as demais vacinas e siga os passos. Ao finalizar, clique em Salvar.

O novo plano de vacinas irá aparecer na lista, seguindo a ordem alfabética.

Você também pode cadastrar um novo tipo de vacina.

Importante: as vacinas mais comuns para cães e gatos já estão cadastradas no sistema – antirrábica, giardia, polivalente e etc.

Caso você queira incluir novos tipos de vacinas no seu VetBase, basta seguir os passos:

🐾 No menu do sistema, acesse Cadastros > Vacinas > Tipos > Novo Tipo de Vacina.

🐾 Preencha o campo com o nome da vacina e está pronto. A nova vacina irá aparecer na lista, seguindo a ordem alfabética.

Na página inicial do VetBase, clique em Cadastros > Produtos.

🐾 Clique em “Novo Produto” e preencha as informações solicitadas.

🐾 Informe o nome e escolha o “Tipo do Produto”.

🐾 Caso você ainda não tenha cadastrado os Tipos de Produtos, vá até a aba “Produtos” e clique em “Tipos” para realizar o cadastro.

🐾 Informe a “Marca” e o “Fornecedor”. Você pode inserir marcas e fornecedores que não estejam cadastrados. Depois, ao clicar em “Salvar”, o VetBase irá sinalizar que alguns elementos não estão cadastrados e perguntar se você confirma o cadastro.

🐾 Em seguida, preencha o código de barras. Aqui, você pode utilizar o leitor do código – basta posicionar o cursor no campo e passar o leitor pelo código do produto para que o número seja inserido automaticamente. Você também pode digitar o número no espaço.

🐾 Preencha o campo unidade – geralmente, utiliza-se n para indicar unidade e CX para indicar caixa. Marque o campo Vacina se o produto for uma vacina.

🐾 Informe o número mínimo no estoque para controlar os produtos que estão em ponto de reposição, se desejar. Informe também o estoque atual.

🐾 Preencha o custo do produto e a margem de lucro para que o programa calcule o preço final – ou faça o inverso: preencha o preço final e o sistema vai calcular a margem de lucro. 

🐾 Por fim, informe a comissão dos vendedores e marque a caixa se a comissão será sobre o lucro e não sobre o valor final.

🐾 Clique em Salvar e o produto cadastrado vai aparecer na lista de produtos do sistema.

Repita o procedimento para inserir novos produtos.

Excluir e restaurar produtos no Cadastro

Na área de cadastro de produtos do VetBase, você também pode excluir mercadorias.

Para isso, na ficha do produto, clique na lixeira (ao lado do botão “Salvar”) e confirme a exclusão.

Com a ação, o sistema vai deixar de exibir o produto que você eventualmente parou de comercializar, mas manterá o cadastro inativo na base de dados.

Caso queira visualizar produtos excluídos, basta marcar a caixa “Ver Excluídos” – à direita e acima da lista de exibição das mercadorias cadastradas. 

Quando desejar, o produto pode voltar a ser exibido – é só acessar a lista de produtos excluídos, selecionar a mercadoria e, na ficha do produto, clicar em “Restaurar Produto”, como mostra a imagem do post.

Útil, né?

Na página inicial do VetBase, clique em Cadastros > Serviços.

? O sistema já vem com os serviços mais comuns cadastrados e você ainda pode alterar ou incluir outros que não estejam na lista.

? Para incluir um novo serviço, basta clicar no botão “Novo Serviço”, preencher os dados solicitados e clicar em “Salvar”.

? Para buscar um serviço já cadastrado no VetBase, digite o nome no campo de pesquisa ou localize pelo tipo de serviço – consultas ou estética, por exemplo.

Detalhes das fichas dos serviços

Vamos usar como exemplo o serviço Banho, em Estética.

? Veja que o VetBase apresenta o nome e o tipo de serviço, o que também facilita na hora de buscar por um serviço na lista cadastrada no sistema.

? Nos serviços de estética, em geral, o valor cobrado varia de acordo com o tamanho e a pelagem do pet. Edite os campos com os valores dos seus serviços.

? Abaixo, insira o valor de custo do serviço se ele tiver despesas com material ou se for terceirizado, por exemplo. 

? Ao lado, indique o percentual de comissão dos vendedores e marque a caixa de comissão sobre o lucro se a comissão for calculada sobre o lucro e não sobre o valor final.

? Com todas as informações preenchidas, clique em “Salvar”.

Detalhes do cadastro de consultas

Primeiro, clique em Cadastros > Serviços.

? Note que o VetBase apresenta o nome e o tipo de serviço, o que facilita na hora de buscar por um serviço na lista cadastrada no sistema.

? Para o exemplo de hoje, escolha “Consulta”.

? Preencha os campos “Preço Custo”, “Preço Venda” e “Comissão” e marque se a comissão será sobre o lucro. Clique em “Salvar”.

? Veja que, diferente dos serviços de estética, aqui há somente um campo de valor cobrado, isso porque o preço independe do tamanho ou características do pet.

? Você pode selecionar cada tipo de consulta e preencher as informações solicitadas.

? Para cadastrar outros tipos de consultas, basta clicar no botão “Novo Serviço”, dar um nome, fornecer os dados e clicar em “Salvar”. O serviço vai aparecer na lista junto com os demais.

Clique em “Novo Paciente” e preencha todas as informações relacionadas ao pet solicitadas pelo sistema.

? Ao clicar em Salvar, o VetBase vai avisar se há campos com informações ainda não cadastradas.

? Se, por exemplo, o proprietário do pet ainda não estiver cadastrado, você pode confirmar a inclusão deste campo e vai ser aberta uma ficha de cadastro do tutor.

? Preencha todos os dados e tenha as fichas de seus clientes e pacientes completas e organizadas.

A ficha de cada paciente cadastrado no VetBase é dividida em três partes.

? No canto superior esquerdo, é exibido um resumo dos dados do pet, incluindo alertas que podem ser importantes para a segurança nos atendimentos, como agressividade e alergias. Para editar ou visualizar as informações completas, basta passar o cursor pelos dados do pet ou clicar sobre os três pontinhos verticais.

? No canto superior direito estão os dados do proprietário. O botão “Pets” mostra a lista de animais de estimação deste mesmo tutor, dá acesso à ficha de cada um deles e possibilita a inclusão de novos pets. Passar o mouse pelos dados do tutor ou clicar nos três pontinhos permite a edição e visualização de todas informações.

? Na parte de baixo são exibidas as abas Estética, Clínica, Exames, Vacinas, Internação e Conta, e cada uma delas mostra os respectivos eventos registrados no sistema.

É um recurso completo, simples de usar e acessar. 

Na tela inicial do VetBase, clique em Cadastros > Usuários > Novo usuário.

? Preencha nome, e-mail, função, abreviatura do nome e selecione as permissões atribuídas a este usuário.

? Marcar “Usuário Gerente” dá acesso a todas as áreas e funções do sistema.

? Ao clicar em Salvar, o sistema vai perguntar se você deseja enviar o link de acesso para o e-mail cadastrado.

O recurso oferece, ainda, alguns detalhes úteis. Acompanhe:

? Marcar a opção “Acessa fora do trabalho” permite que o usuário acesse o sistema de qualquer lugar. Ao desmarcar, o acesso fica restrito à clínica, consultório ou petshop. 

? Da mesma forma, cada uma das opções pode ser selecionada de acordo com o acesso que cada usuário deve ter às informações cadastradas no VetBase e à possibilidade de modificar informações.

Ao cadastrar eventos no VetBase, é possível adicionar um texto padrão para facilitar o andamento dos atendimentos.

Veja os passos:

? Na página inicial do sistema, clique em Cadastros > Pets > Eventos.

? Selecione um evento da lista para editar ou clique em “Novo evento”.

? No exemplo da imagem, criamos o evento “Consulta de rotina”, mas as possibilidades são infinitas para incluir novos ou alterar os que já existem.

? Dê um nome ao seu evento e preencha o texto padrão (no exemplo, usamos uma anamnese hipotética).

? Clique em “Salvar”.

Agora, ao incluir um novo evento na agenda, basta optar pelo evento que você criou e o texto padrão será inserido automaticamente. O conteúdo é editável para que você possa completar com as informações do pet.

Mais um suporte útil para a rotina de trabalho, né?

No VetBase, a criação de grupos é um recurso de uso ilimitado. E é assim que funciona a criação de Grupos de Pacientes: de acordo com sua demanda, necessidade ou perfil, pode usar a ferramenta de forma estratégica para criar oportunidades de negócios ou para facilitar sua rotina de trabalho.

Quer alguns exemplos? Acompanhe:

Você pode criar grupos de pets com características em comum, com alguma especificidade de saúde, que precisem de determinados cuidados ou façam uso recorrente de algum produto.

Ao agrupar as fichas, você acessa facilmente os contatos de quem está em cada um dos grupos e suas ações dirigidas ficam muito mais práticas – seja por sazonalidade, para avisar a chegada de um produto ou para divulgar um serviço.

A aplicação do recurso é realmente ampla e está à sua disposição no VetBase.